Anlässlich der letzten Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft Zeitwertkonten haben sich im Laufe des Nachmittags mehrere Vorträge mit konkreten Zeitwertkontenmodellen bei einzelnen Arbeitgebern beschäftigt. Gemeinsamkeit in den vorgestellten Modellen war eine Anreizkomponente in Form eines Arbeitgeberzuschusses. Im konkreten Beispiel waren dies:

• Evonik:
  • Gewährung des Urlaubsanspruchs in der Freistellungszeit
  • Gewährung der jährlichen Zusatzleistungen (z.B. Urlaubsgeld in der Freistellungszeit)
• Groz-Beckert:
  • Individuelle Arbeitgeber-Förderung während der Ansparzeit (mit konkreten weiteren Regeln)
  • 17,5%-ige Verlängerung der Freistellungszeit durch den Arbeitgeber
• NTB leistet eine nicht näher spezifizierte Anschubfinanzierung und Bonuszahlungen

Zentrale Motivation für alle diese Anreizkomponenten ist es, einerseits für eine möglichst flächendeckende Verbreitung des Zeitwertkontenmodells innerhalb der Belegschaft und andererseits für eine ausreichende Höhe des Wertguthabens zu sorgen. Nur wenn dieses Ziel mittelfristig erreicht wird, können die flexiblen Möglichkeiten des Zeitwertkontenmodells, beispielsweise für eine optimale Vorruhestandslösung, genutzt werden.

Im Kontext der Administration von Arbeitgeberzuschüssen treten zahlreiche spezifische Fragestellungen auf.  In der Praxis findet man sicherlich eine Reihe von Modellen, die noch nicht abschließend juristisch bewertet sind. Wir wollen diese Fragestellungen hier ausschließlich aus administrativer Sicht beleuchten und die juristischen Fragen an dieser Stelle nicht näher betrachten.

In Bezug auf die Administration von Zeitwertkontenmodellen sind grundsätzlich zwei Modelltypen zu unterscheiden:

1. Modelle mit Arbeitgeberförderung während der Ansparphase. Dies findet man beispielsweise in dem Modell bei Groz-Beckert.
2. Modelle mit Zusatzleistungen in der Freistellungsphase. Das Modell der Evonik zeichnet sich beispielsweise dadurch aus, dass es ausschließlich diese Art der Förderung nutzt.

Zunächst konzentrieren wir uns auf das Modell a).

In Bezug auf die Administration der Zuschüsse kann festgehalten werden, dass es sich im Grundsatz um normale Einbringungen in das Wertguthaben handelt. Auf der Basis des Flexi-II-Gesetzes gibt es zunächst keine neuen Anforderungen hinsichtlich der Administration. In der Praxis allerdings sieht dies oft anders aus. Zunächst einmal möchte der Arbeitgeber auf dem Kontoauszug den Arbeitgeber-Zuschuss gesondert ausgewiesen wissen. Dieser wird i.d.R. durch ein eigenes Unterkonto innerhalb des Wertguthabens verwaltet.

Eine weitere Anforderung resultiert aus dem Wunsch des Arbeitsgebers, die Zuschüsse nur im Rahmen einer regulären Freistellung zu gewähren. Damit soll vermieden werden, dass ein Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung die Zuschüsse, die noch der vorherige Arbeitgeber gewährt hat, zum neuen Arbeitgeber mitnimmt. In diesem Fall wären zudem noch die Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen (AG-SV-Anteile) zu den Arbeitgeberzuschüssen vom vorherigen Arbeitgeber zu erbringen!

Innerhalb des Wertguthabens gemäß FlexiG-II kann diese Forderung nicht realisiert werden. Es existiert dem Gesetz nach keine Möglichkeit, Einbringungen nur in Abhängigkeit von deren zukünftiger Verwendung in das Wertguthaben einzustellen. Um dieser Anforderung in der Praxis trotzdem gerecht werden zu können, werden die Arbeitgeberzuschüsse häufig auf einem getrennten Konto geführt, welches nicht dem Wertguthaben zugeordnet wird. Erst zu einem späteren Zeitpunkt, beispielweise mit Beginn der Freistellungsphase, werden diese Arbeitgeberzuschusskonten dem Wertguthaben des Arbeitnehmers gegebenenfalls zugebucht. Neben einer solchen Umbuchung kann auch ein Verfahren gewählt werden, dass wir im Modell b) vorstellen.

Für die Administration der Konten existieren in diesem Zusammenhang folgende konkreten Anforderungen:

• Führen diverser Unterkonten in Abhängigkeit von der Einbringung.
• Die gesamten Konten müssen auf den Kontoauszügen „richtig“ ausgewiesen werden. Beispielsweise muss bei den Guthaben aus den Arbeitgeberzuschüssen klar hervorgehen, dass diese nicht zum Wertguthaben gemäß FlexiG-II gehören. Andernfalls besteht für den Arbeitgeber im Störfall das Risiko einer juristischen Auseinandersetzung mit seinem Mitarbeiter.
• Die Konten werden ggf. unterschiedlich insolvenzgesichert. Die Konten gemäß FlexiG-II müssen extern ausfinanziert sein. Die Beträge der Arbeitgeber-Zuschusskonten dürfen auch lediglich bilanziell zurückgestellt werden.
• Bei Berechnung der möglichen Freistellungsdauer müssen evtl. die Beträge aus den Arbeitgeberzuschusskonten berücksichtigt werden.
• Eine Umbuchung der Beträge aus dem Arbeitgeberzuschusskonto in das Wertguthaben muss zu definierten Zeitpunkten (beispielsweise zu Beginn der Freistellung) erfolgen. Hierbei ist zu beachten, dass diese Beträge spätestens zum Umbuchungszeitpunkt auch extern ausfinanziert werden. Auch die AG-SV-Anteile müssen spätestens zu diesem Zeitpunkt in das Wertguthaben eingebracht werden.

Modell b) -  Zusatzleistungen in der Freistellungsphase

In diesem Modell werden die Zuschüsse (z.B. Urlaubstage oder Weihnachtsgeld während der Freistellungsphase) erst bei Freistellungsbeginn gewährt. Grundsätzlich muss auch hier die Frage beantwortet werden, ob die Zuschüsse dem Wertguthaben zugeordnet werden. Wird diese Frage bejaht, so sind die Zuschüsse inklusive der zugehörigen AG-SV-Anteile zu diesem Zeitpunkt gegen eine Insolvenz zu sichern. Administrativ können diese dann auf den entsprechenden Konten des Wertguthabens verwaltet und gemäß dem definierten Entsparvorgang im Rahmen der Freistellung ausgezahlt werden. Festzulegen sind hierbei folgende Aspekte:

• In welcher Reihenfolge wird entspart? Zunächst die AN-Einbringungen und dann die Arbeitgeberzuschüsse oder umgekehrt. Oder sollen beide Unterkonten gleichmäßig entspart werden?
• Wie berechnet sich das Wertguthaben, falls während der Freistellung ein Störfall auftritt? Die Antwort auf diese Frage hängt stark von der Antwort auf die Entsparreihenfolge ab.

Die Konsequenz aus diesem Vorgehen ist, dass zu Beginn der Freistellungsphase oder evtl. auch schon zum Zeitpunkt der Unterschrift unter die Freistellungsvereinbarung, der Arbeitgeberzuschuss zum Wertguthaben gehört. Wird dann ein Störfall ausgelöst, so ist  - wie im Modell a) - das gesamte Wertguthaben auszuzahlen. Außerdem kann ein erhöhter Kapitalbedarf zu Beginn der Freistellung oder bei Unterschrift unter die Freistellungsvereinbarung anfallen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Arbeitgeberzuschüsse und deren AG-SV-Anteile nicht extern ausfinanziert wurden. Es darf daher bezweifelt werden, ob sich die aufgeführte Vorgehensweise  in der Praxis durchsetzen wird. Häufig finden sich Modelle, die Arbeitgeberzuschüsse nicht als Teil des Wertguthabens, sondern sozusagen „on top“ gewähren. In diesen Fällen werden die Arbeitgeberzuschüsse im Rahmen der normalen Lohn- und Gehaltszahlung mit ausgezahlt und somit nicht extern kapitalisiert. Als Beispiel möge die Urlaubsgewährung während der Freistellung dienen, die Evonik anlässlich der Jahrestagung vorstellte. Für eine einjährige Freistellung (52 Wochen) muss der Mitarbeiter lediglich 46 Wochen aus seinem Wertguthaben finanzieren. Die übrigen sechs Wochen (quasi der Urlaubsanspruch in der Freistellungsphase) zahlt der Arbeitgeber. Folglich muss auch eine Administrationsplattform lediglich Kapital entsprechend der Finanzierung von 46 Wochen bereitstellen. Detailfrage ist auch hier wieder die Reihenfolge der Entnahme. Wird zuerst das Wertguthaben verbraucht und zahlt danach der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch aus oder umgekehrt? So haarspalterisch diese Frage klingen mag, so relevant sind derartige Details in der Praxis. Man stelle sich einmal vor, der Arbeitgeber zahlt zunächst den Urlaub aus dem HR-System heraus aus. Nach Ablauf dieser Zeit kündigt der Mitarbeiter. Er würde  dann über einen Störfall Anspruch auf das volle Wertguthaben haben, es mitnehmen und sich für den gewährten Urlaub bedanken!

Bei einer anteiligen Verarbeitung der Konten würden in dem obigen Beispiel für die Freistellungsgewährung von „x“EUR monatlich, ein Anteil in Höhe von 46/52 * „x“-EUR aus dem Wertguthaben entnommen werden. Die übrigen 6/52 * „x“- EUR zahlt der Arbeitgeber aus den laufenden Aufwänden. In diesem Beispiel ist ein gleichmäßiges Entsparen des Wertguthabens unterstellt, so dass im Falle eines Störfalls während der Freistellung keine Diskussion über die Wertguthabenhöhe aufkommt.

Es steht zu vermuten, dass in der Praxis sich die Modelle durchsetzen werden, die eine für den Arbeitgeber kostensparende Verarbeitung der Konten vorsehen werden. Dabei erscheinen die „on top“-Modelle und deren anteilige Verarbeitung einige Vorteile aufzuweisen.

Zu beachten sind letztlich folgende Konsequenzen:

• Die Freistellungsberechnung erfordert detaillierte Informationen über die Höhe des Arbeitgeberzuschusses. Andernfalls wird die Freistellung nicht korrekt berechnet bzw. in der Administrationsplattform nicht korrekt angelegt.
• Das HR-System muss zwischen dem Freistellungseinkommen und dem Betrag, der aus dem Wertguthaben abgerufen wird, unterscheiden können. In dem obigen Beispiel der anteiligen Verrechnung war der Freistellungsbetrag „x“-EUR. Das Kapital aus dem Wertguthaben 46/52 * „x“-EUR, also ca. 7,7 % kleiner als das Freistellungseinkommen.

Auf diese Weise lassen sich auch Arbeitgeberzuschüsse verarbeiten, die in der Ansparphase entstehen, aber aus diversen Gründen nicht dem Wertguthaben zugeordnet werden. Zur Berechnung der Freistellung werden diese Zuschuss-Guthaben herangezogen. Während der Berechnung ergibt sich zunächst eine Differenz zwischen dem Freistellungseinkommen und der Entnahme aus dem Wertguthaben. Dieser Differenzbetrag wird dann während der Freistellung aus dem Konto der Arbeitgeberzuschüsse entnommen und folglich ausgeglichen.

An dieser Stelle soll noch einmal betont werden, dass bis auf wenige rechtliche Vorgaben Vertragsfreiheit zwischen den Tarif-/Betriebsparteien besteht und somit die Administratoren von Zeitwertkontenmodellen die vertraglichen Vereinbarungen abzubilden haben, wie immer diese auch aussehen mögen. Aufgabe einer  Administrationsplattform für Zeitwertkontenmodelle ist also in der Regel, alle in diesem Kontext existierenden Kontenmodelle zu verwalten. Dies gilt nicht nur während der Ansparphase, sondern insbesondere auch während der Entnahmephase.

Mit den obigen Darstellungen wollen wir die Herausforderungen für die Administrationsplattformen im Zusammenhang mit Arbeitgeberzuschüssen zum Wertguthaben ein wenig transparenter machen.

Wir sind gespannt, wie der Markt sich hier zukünftig entwickeln wird.